O descarga el archivo listo aquí.

¿Quién te puede ayudar con tus finanzas personales? Una simple hoja de Excel.

Una de las preguntas más complicadas de responder para un mexicano es ¿Cuánto ganas? Las razones son diversas, desde la cultural (solemos decir que es de mala educación hablar de dinero), hasta por temas de seguridad. También depende de quién quiera saber esa información, en el caso de los hombres, si la que pregunta es la chica que nos gusta, usualmente se infla la cifra, pero si pregunta Hacienda o la esposa, entonces somos poco más que limosneros.

Las mujeres también juegan con la cifra de sus ingresos, aunque por otras razones. Por ejemplo, no dañar la autoestima de su pareja hombre; conseguir algún beneficio gubernamental, generalmente destinado a los hijos o también por razones de seguridad. La verdad, es que la mayoría de las personas ganamos la cantidad que decía la mamá de Malcolm el de en medio: menos de lo que vales, pero lo suficiente para que ruegues por más.

Si no tienes una buena administración, no hay dinero que alcance, además, carecer de un control de gastos puede volver al dinero un tema que te causará preocupaciones y estrés, lejos de ser un vehículo para conseguir tus metas y ser feliz. Existen muchos mecanismos y herramientas para llevar las finanzas de la familia en orden. Tal vez una de las herramientas más poderosas y accesibles a cualquier persona son las hojas de cálculo. Incluso las empresas las utilizan para llevar las finanzas de manera profesional, Excel es la herramienta más conocida.

He aquí el segundo problema al que me enfrento cuando le sugiero a alguien realizar un presupuesto o un control de gastos. Hacerlo ya es un asunto bastante complicado para la mayoría de las personas, no es que sea difícil técnicamente, pues si sabes sumar, restar y ordenar correctamente los ingresos y gastos, tienes todo el conocimiento necesario para hacer un presupuesto, sin embargo, se necesita paciencia y dedicación. Aunque no es necesario, se sugiere utilizar una hoja de cálculo para “facilitar” el trabajo. Pero la utilización de una hoja de cálculo sí requiere de una preparación técnica mínima, y el no tener esa preparación, para la mayoría de las personas, se vuelve una barrera de entrada.

Entonces, mi primera recomendación al respecto, es que tomes un curso de Excel. No importa a qué te dediques o cual sea tu profesión, Excel es una herramienta muy útil y la cantidad de cosas que puedes hacer te sorprenderá. Si ya tienes cierta experiencia con Excel o quieres empezar a explorar, aquí te voy a explicar cómo crear una hoja de cálculo para llevar tus finanzas personales.

Cómo crear una hoja de cálculo para tu presupuesto, paso a paso.

Antes, teníamos que esperar a estar frente a una computadora para crear o actualizar nuestros ingresos y gastos en el control presupuestal. Ahora tenemos la ventaja de que en casi cualquier dispositivo móvil podemos descargar Excel de manera gratuita y hacer los registros, donde sea que estemos.

  1. No importa desde donde accedas, abre Excel y guarda el archivo con el nombre que desees, yo le pondré Control_Presupuestal.
  2. Selecciona la hoja 1 y renómbrala como Ingresos y Egresos diarios.
  3. Selecciona la celda B5 y escribe Ingresos, después la puedes combinar con las celdas B5 y C5 para dejar centrada la palabra.
  4. Selecciona la celda D5 y escribe la siguiente formula =suma(D8:D4026). Elegí la fila 4026 como el límite, pero tú puedes hacerlo tan grande como te convenga.
  5. Después en la celda B7 escribe la palabra Fecha, En la celda C7, pon la Descripción, y finalmente en la celda D7 escribe Monto. El asunto de los colores y estilo de letra, así como el tamaño, lo dejo a gusto de cada quien.
  6. Ahora repetiremos el paso número tres, pero en la celda F5 y con la palabra Egresos. Igualmente, puedes combinar las celdas F5 y G5 para que quede centrada la palabra.
  7. Repite el paso 4 en la celda H5. Recuerda usar la formula =suma(H8:h4026).
  8. Al igual que lo hiciste en el paso 5, etiqueta las celdas F7, G7 y H7 con las palabras Fecha, Descripción y Monto, respectivamente.
  9. Preparamos la tabla para inversiones. Selecciona la celda J5 y escribe Inversiones, combina las celdas J5 y K5 para dejar centrada la palabra
  10. Etiqueta las celdas J7, K7 y L7 con las palabras Fecha, Descripción y Monto, respectivamente, esta vez de las inversiones.
  11. Sumaremos el dinero que tienes en inversiones, selecciona la ceda L5, utilizando nuevamente la formula de suma. =suma(L8:L4026).
  12. Ahora, selecciona la hoja 2 y renómbrala como Reporte Mensual.
  13. En la celda C4 de la hoja Reporte Mensual, escribe Enero, después en la celda D4 escribe Febrero, y así sucesivamente hasta llegar a Diciembre.
  14. Selecciona la celda B5 de la hoja Reporte Mensual y pon Ingresos, después en la celda B6 debe ir la palabra Egresos, inmediatamente después, en la celda B7, escribe la palabra Inversiones, Finalmente en la celda B9 estará la palabra Resultado.
  15. Ahora viene una de las partes en las que se debe estar atento al detalle. Ordenaremos a la hoja de cálculo que sume todos los ingresos de enero. Lo haremos mediante esta fórmula:

=SUMA(SI(TEXTO('Ingresos y Egresos diarios'!$B$8:$B$4026;"MMMM")='Reporte Mensual'!C4;'Ingresos y Egresos diarios'!$D$8:$D$4026;""))

Explicaré esta fórmula de manera coloquial. Le estoy pidiendo a la maquina que sume todos los ingresos (mismos que están registrados en la columna “D”), siempre y cuando sean de enero. Si quieres utilizar mi formula tienes que copiarla y pegarla, pero no va a funcionar, porque se trata de una suma matricial.

17. Entonces, tendrás que copiar la fórmula y pegarla, una vez que hayas pegado la fórmula, selecciona nuevamente la celda C5, aprieta la tecla F2 de tu computadora y ahora presiona la tecla Alt + Ctrl + Enter. Notarás que al principio y al final de la fórmula aparecieron unos corchetes { }, esto querrá decir que funciona el procedimiento y entonces la fórmula funciona.
18. Repite el paso anterior, ahora en la celda C6 y C7. A continuación pongo la fórmula para cada una de las celdas:
=SUMA(SI(TEXTO('Ingresos y Egresos diarios'!$F$8:$F$4026;"MMMM")='Reporte Mensual'!C4;'Ingresos y Egresos diarios'!$H$8:$H$4026;"")).
 =SUMA(SI(TEXTO('Ingresos y Egresos diarios'!$J$8:$J$4026;"MMMM")='Reporte Mensual'!C4;'Ingresos y Egresos diarios'!$L$8:$L$4026;"")).
19. Ahora en la celda C9, la de resultados, anotaremos una fórmula más simple. =C5-C6-C7.
20. Prácticamente está el hecho el trabajo. Seleccionaremos desde la celda C5 hasta la celda C9. Copia estas celdas y después selecciona desde la celda D5 hasta la N9, da clic derecho en el ratón de la computadora y selecciona pegado especial y selecciona formulas. De esta manera habremos abreviado un montón de trabajo.
Si te gustan las gráficas, entonces selecciona desde la celda C5 hasta la N9, ve al menú insertar, elige una gráfica de barras y podrás ver el presupuesto familiar tan bonito como tu buen gusto te lo permita.

 

Registra todas tus operaciones financieras diariamente para que funcione plenamente la hoja de cálculo, debes ser congruente con la descripción que usas para tus ingresos, egresos e inversiones. Supongamos que un día quieres sabes cuánto gastaste en enero en Café. Lo único que tienes que hacer es seleccionar las celdas F7 y G7 y filtrar para que sólo te entregue los resultados de Café en el mes de enero. Si un día lo registras con Café y otro como Cafe (sin acento), entonces los resultados no serán fiables.

Tal vez te cueste un poco de trabajo seguir estos pasos, por eso pongo a tu disposición el archivo Excel que construí.

Descarga aquí

Está diseñado para que hagas registros diarios y veas los resultados mensualmente, pero puedes modificarlo a tus propios intereses y gustos. En el archivo, hay unos datos ficticios que sirven de ejemplo.

Si no te gusta o acomoda la plantilla que te dejo, utilízala como base para crear tu propia hoja o busca otra en internet. Están disponibles de manera gratuita y existen unas hojas de cálculo muy bien elaboradas.

Consejos finales.

Elaborar una hoja de cálculo para llevar un presupuesto no es tarea complicada para las personas que están familiarizadas con Excel, si no es tu caso, ten paciencia y trata de entender la lógica de las formulas, verás que dentro de poco querrás usar Excel hasta para hacer cartas.

Recuerda que elaborar un presupuesto no tiene el objetivo de restringir tu gasto ni que vivas privándote de todas las cosas que te gustan. Sino todo lo contrario. Yo hago mi presupuesto con la finalidad de ordenar mi gasto y no tirar el dinero en cosas que realmente no aprecio. Esto me deja más dinero disponible para gastarlo en cosas que me hacen feliz.

Si tienes deudas, trata de pagarlas lo más pronto que puedas, pues pagar intereses no es algo que sea agradable. Muchos expertos señalan que una parte importante del ingreso de las personas se va en gasto hormiga, usa la hoja de cálculo para monitorear este apartado y veas qué tal te comportas con tu gasto hormiga.

Bien, ahora ya tienes tu hoja de registro y sabes exactamente en qué gastas. Lleva esta herramienta al siguiente nivel. Es decir, a planificar tus metas. Apuesto a que te gustaría comprar una casa, puedes comunicarte con los asesores de Bancompara y encontrar el mejor crédito hipotecario para ti.

Mi meta financiera es poder retirarme del trabajo a los 50 años. Estoy trabando arduamente para poder lograrlo. Tener un control de gastos me ha ayudado mucho. Si quieres compartir con nosotros tus metas financieras, escribe en la parte de los comentarios. No dejes de visitar el blog de Bancompara, puedes compartir este y otros artículos en tus redes sociales.

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